Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

Panewnicka 65

40-760 Katowice

 

Znak sprawy: AZP/03/Z/2022                                                                     Katowice, 2022-04-04

 

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

zwane dalej (Zaproszeniem)

 

 

ZAMAWIAJĄCY:

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

Panewnicka 65

40-760 Katowice

 

zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w procedurze Zapytania Ofertowego pn.:

pn. „Świadczenie usług przejęcia, przechowywania i udostępniania oraz niszczenia dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach -s.p.z.o.z.”

nr postępowania: AZP/03/Z/2022

 

 

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy                    z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021r. poz. 1129 z późn. zm.), zwanej dalej ”ustawą Pzp”. Wartość zamówienia jest mniejsza niż 130 000 złotych netto.

 

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy on-line działającej pod adresem https://e-ProPublico.pl/ (dalej jako: ”Platforma”) lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia                     23 listopada 2012r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020r. poz. 1041), osobiście, za pośrednictwem posłańca, lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020r. poz. 344).

 

Zaproszenie opracowali:

w zakresie merytorycznym:

Magdalena Baran                                                                          Zatwierdzono w dniu:

                                                                                                      2022-04-04

w zakresie formalno-prawnym:

Roksana Ulbrich                                                                            p.o. Dyrektor

                                                                                                       Bohdan Kozak

  

 

1.    NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

 Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

 Panewnicka 65,  40-760 Katowice

 tel.: 32 605-35-00

 NIP: 634-23-05-444, REGON: 276267686

 Sąd Rejonowy w Katowicach – KRS 0000102533

 Adres poczty elektronicznej: zaopatrzenie@kolejowy.katowice.pl

 Strona internetowa Zamawiającego: www.kolejowy.katowice.pl

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania oraz strony, na której udostępniane     będą zmiany i wyjaśnienia treści Zaproszenia oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio  związane z postępowaniem: www.ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz https://e-propublico.pl

2.      TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

2.1.       Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy              z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021r. poz. 1129                     z późn. zm.),, zwanej dalej ”ustawą Pzp”.

2.2.       Wartość szacunkowa zamówienia jest mniejsza niż 130 000 złotych netto.

2.3.       Podstawa prawna:

·      Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2020r. poz. 1740  z późn. zm.)

·    Regulamin udzielania zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawa zamówień publicznych w Okręgowym Szpitalu Kolejowym w Katowicach – s.p.z.o.z. o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 130 000 zł netto z dnia 01.02.2021r.

3.    OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1     Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia świadczonych usług poprzez:

a)      przejęcie i przechowywanie około 704 mb dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej przez okres 12 miesięcy,

b)      bieżącą archiwizację nowych dokumentów z przeznaczeniem do przechowywania                                   i obsługi w ilości około 250 mb,

c)      brakowanie zarejestrowanej dokumentacji po upływie terminu jej przechowywania na wniosek Zamawiającego,

d)      niszczenie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął wskazanej podczas przekazania zasobu wraz z przygotowaniem spisów w ilości około 15 mb,

e)      obsługę przez okres 12 miesięcy przechowywanej dokumentacji, zgodnie                                 z Formularzem cenowym – Załącznik nr 2 w ramach dodatkowych usług.

3.2     Usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia świadczone będą w stosunku do   dokumentacji niearchiwalnej kategorii B.

3.3    Czynności związane z przechowywaniem dokumentów:

a)    przygotowanie, załadunek i transport dokumentów do wskazanego Miejsca Przechowywania (protokół zdawczo-odbiorczy na poziomie pudła archiwizacyjnego Oferenta) /w momencie zakończenia obowiązywania umowy/,

b)   przyjęcie dokumentacji archiwalnej i bieżącej oraz rejestracja zasobu w systemie informatycznym na poziomie segregatora zawierającego historię choroby lub dokumentację administracyjną (np. pola metryki: data (rok) + zakres (numeryczny lub alfabetyczny)),

c)    umieszczenie dokumentacji w pudłach archiwizacyjnych dostarczonych przez Oferenta,

d)   dostawa żądanej dokumentacji do siedziby Zamawiającego tj. Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z., ul. Panewnicka 65, 40-760 Katowice, IV piętro – Sekretariat, zgodnie z wydanym zleceniem oraz dodatkowymi usługami wskazanymi                  w Formularzu cenowym.

3.4    Wykonawca zapewni przez okres obowiązywania umowy (12 miesięcy) dostęp do  systemu (licencję) dla jednego użytkownika.

3.5   Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia dokumentacji przed wysłaniem jej                                w formie elektronicznej oraz przekazanie Zamawiającemu kodu dostępu do zamówionej dokumentacji.

3.6   Oferent zobowiązany jest do rejestracji zasobu w systemie informatycznym w terminie 14 dni od daty otrzymania przedmiotowej dokumentacji z obecnego Miejsca Przechowywania

3.7   Opis przedmiotu zamówienia według nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku 

    Zamówień (CPV):

        79995100-6 – Usługi archiwizacyjne

3.8  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego

   zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.

 

4.      TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

4.1. Usługa będzie realizowana przez okres 12 miesięcy od daty zawarcia umowy.

 

5.      WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

5.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełnią następujące warunki:

1)      Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności określonej w przedmiocie             prowadzonego postępowania.

 

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z treści                                    Załącznika nr 3 do Zaproszenia.

 

2)      Posiadają wiedzę i doświadczenie gwarantujące należytą realizację zamówienia.

 

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), należycie wykonał lub wykonuje co najmniej 2 usługi każda na kwotę nie mniejszą niż 28.000,00 zł brutto, odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego postępowania,

z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały one wykonane należycie - Załącznik nr 7 do Zaproszenia.

Pod pojęciem wykonana usługa należy rozumieć zamówienie polegające na wykonaniu usługi o wartości nie mniejszej niż  wartość wymagana, zrealizowane (wykonane),                      tj. zakończone przez Wykonawcę.

 

Pod pojęciem wykonywana usługa należy rozumieć zamówienie polegające na wykonywaniu usługi, którego pewna część o wartości nie mniejszej niż wartość wymagana, została już zrealizowana (wykonana) przez Wykonawcę.

Podając wartość usługi Wykonawca w przypadku usługi wykonanej w całości wpisuje kwotę brutto za całość zrealizowanego zamówienia, natomiast w przypadku usługi będącej w trakcie realizacji (nadal wykonywanej) Wykonawca wpisuje kwotę brutto za zrealizowaną część zamówienia.

 

3)      Dysponują potencjałem technicznym gwarantującym należyte wykonanie zamówienia.

 

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z treścią                     Załącznika nr 3 do Zaproszenia.

 

6.      WYMAGANE DOKUMENTY 

6.1. Do oferty Oferent zobowiązany jest złożyć:

1)   Wypełniony Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do Zaproszenia;

2)   Wypełniony Formularz cenowy – Załącznik nr 2 do Zaproszenia;

3)   Oświadczenie Oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia - Załącznik nr 3                   do Zaproszenia;

4)   Oświadczenie dotyczące udziału w realizacji zamówienia podwykonawców - Załącznik nr 4 do Zaproszenia;

5)   Zaakceptowany i zaparafowany Projekt umowy - Załącznik nr 5 do Zaproszenia;

6)   Zaparafowany Projekt umowy na powierzenie przetwarzania danych osobowych                   medycznych – Załącznik nr 6 do Zaproszenia;

7)   Wykaz usług  - Załącznik nr 7  do Zaproszenia;

8)   Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie                                pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

9)   Umowa Konsorcjum (kopia) - w przypadku złożenia oferty wspólnej (jeżeli dotyczy).

10)    Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji                                o działalności gospodarczej.

11)    Kopię opłaconej polisy.

 

7.      SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

7.1.       Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez Oferenta więcej niż jednej oferty skutkować będzie odrzuceniem wszystkich złożonych przez niego ofert.

7.2.   Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w jednym egzemplarzu.

7.3.  Ofertę można składać w formie pisemnej lub w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-ProPublico (dalej jako: „Platforma”) pod adresem                                              https://e-ProPublico.pl zgodnie z zapisami w pkt 8-10 Zaproszenia.

7.4.   Oferta musi być podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) do reprezentowania Oferenta.

7.5.  Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginałów lub kopii. Jeżeli dokument przedstawiony jest w postaci kopii – poświadczenie oprócz adnotacji „za zgodność z oryginałem” musi być opatrzone imienną pieczątką i podpisem osoby (osób) upoważnionej do reprezentowania firmy na zewnątrz oraz datą.

7.6.  Przygotowaną ofertę w formie pisemnej należy dostarczyć do Zamawiającego w kopercie  opisanej w następujący sposób:

Oferta na:

„Świadczenie usług przejęcia, przechowywania i udostępniania oraz niszczenia dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z .”

                                                nr postępowania: AZP/03/Z/2022

 

NIE OTWIERAĆ przed 14.04.2022r. godz. 10:15”

7.7.       Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty wraz 
z wymaganymi dokumentami. Zamawiający nie zwraca kosztów udziału  w postępowaniu.

7.8.       Zamawiający może wezwać w wyznaczonym przez siebie terminie Oferenta (-ów) do  złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty.

7.9.       Zamawiający zastrzega, że warunki postępowania mogą zostać zmienione lub odwołane. O wprowadzonych zmianach Oferenci zostaną poinformowani na stronie internetowej: http://www.ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz https://e-ProPublico.pl

 

8.      KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA POPRZEZ PLATFORMĘ e-ProPublico

8.1.       Zamawiający dopuszcza elektroniczną formę komunikacji za pośrednictwem Platformy e-ProPublico (dalej jako: „Platforma”) pod adresem https://e-ProPublico.pl/

   Postępowanie prowadzone jest na Platformie pod nazwą: „Świadczenie usług przejęcia, przechowywania i udostępniania oraz niszczenia dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej Okręgowego Szpitala Kolejowego                  w Katowicach – s.p.z.o.z.”; nr postępowania: AZP/03/Z/2022.

8.2      Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

8.3.       Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,              akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Zaproszeniu zamieszczonym na stronie internetowej https://e-ProPublico.pl/ oraz uznaje go za wiążący.

8.4.       Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na                    Platformie.

8.5.       Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do                    reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego,                 podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

8.6.   Ilekroć w niniejszym Zaproszeniu jest mowa o:

a)      podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. 2021r. poz. 2070 z późn. zm.);

b)      podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. 2021r. poz. 816 z późn. zm.).

8.7.  Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a)      dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;

b)      dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;

c)      do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).

8.8.       Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:

a)      stały dostęp do sieci Internet;

b)      posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),

c)       komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym)                 albo Linux,

d)       zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje                                  z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),

e)      włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.

8.9.       Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych: pliki w formatach określonych odpowiednimi przepisami prawa, tj. m.in.: .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .git, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, .rar, przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie .pdf, .doc, .docx., .xlsx, .xml. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 80 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.

8.10.   Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru                    danych:

a)      załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz                          z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na                 serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;

b)      oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy  wysłanym dokumencie w kolumnie ”Data przesłania”;

c)      o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

8.11.   Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta ”Wiadomości”). Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

8.12.   Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem                 Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

8.13.   Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy dotycząca rejestracji, logowania, procedury przesyłania i wycofania dokumentów znajduje się na stronie internetowej https://e-ProPublico.pl/, pod linkiem Instrukcja Wykonawcy.

8.14.   Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

 

9.      OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT ELEKTRONICZNYCH

9.1.   Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim.

9.2.   Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia.

9.3.       Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił  wzory w formie formularzy, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami.

9.4.       Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona                    w języku polskim i złożona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub                            w postaci elektronicznej, za pośrednictwem Platformy oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

9.5.       Ofertę sporządza się poprzez przygotowanie i uzupełnienie formularzy oraz załączenie  dokumentów tj.:

1)   Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do Zaproszenia;

2)   Formularz cenowy - Załącznik nr 2 do Zaproszenia;

3)   Oświadczenie Oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia - Załącznik nr 3                  do Zaproszenia;

4)   Oświadczenie dotyczące udziału w realizacji zamówienia podwykonawców -                Załącznik nr 4 do Zaproszenia.

5)   Zaakceptowany i zaparafowany Projekt umowy - Załącznik nr 5 do Zaproszenia;

6)   Zaakceptowany i zaparafowany Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych  - Załącznik nr 6 do Zaproszenia;

7)   Wykaz usług – Załącznik nr 7 do zaproszenia;

8)   Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

9)   Umowa Konsorcjum (kopia) - w przypadku złożenia oferty wspólnej.

10)    Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji                              o działalności gospodarczej.

11)    Kopia opłaconej polisy.

9.6.       Opis sposobu przygotowania oferty składanej w formie elektronicznej lub w postaci       elektronicznej:

a)      Wykonawca, chcąc przystąpić do udziału w postępowaniu, loguje się na Platformie,         w menu ”Ogłoszenia” wyszukuje niniejsze postępowanie, otwiera je klikając w jego temat, a następnie korzysta z funkcji ”Zgłoś udział w postępowaniu” na karcie                  Informacje ogólne”;

b)      w przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta na Platformie, należy skorzystać                  z funkcji ”Zarejestruj”. Po wypełnieniu Formularza rejestracyjnego Wykonawca otrzyma wiadomość e-mail na zdefiniowany adres poczty elektronicznej, z opcją      aktywacji konta. Aktywacja konta jest konieczna do zakończenia procesu rejestracji                 i umożliwia zalogowanie się na Platformie;

c)      oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, powinna być podpisana ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumentach rejestrowych,                     a następnie przesłana Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy, poprzez dodanie dokumentów na karcie ”Oferta/Załączniki”, za pomocą opcji ”Załącz plik”                        i użycie przycisku ”Załącz”;

d)      jeżeli umocowanie dla osób podpisujących ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca do oferty powinien dołączyć dokument pełnomocnictwa udzielonego przez osoby uprawnione i obejmujące swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym albo w elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

e)      wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy                    o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca chce zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać przesłane za pośrednictwem Platformy,                   w osobnym pliku, na karcie ”Oferta/Załączniki”, w tabeli ”Część oferty stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa”, za pomocą opcji ”Załącz plik” i użycie przycisku  ”Załącz”;

f)       potwierdzeniem prawidłowo załączonego pliku jest automatyczne wygenerowanie przez Platformę komunikatu systemowego o treści ”Plik został poprawnie przesłany na Platformę”;

g)      ostateczne złożenie oferty wraz z załącznikami Wykonawca musi potwierdzić                 klikając w przycisk ”Złóż ofertę”;

h)      złożenie oferty zostanie potwierdzone komunikatem systemowym z podaniem                  terminu jej złożenia oraz aktywowana zostanie dla Wykonawcy możliwość pobrania, w stosunku do każdego z przesłanych plików, automatycznie wystawionego przez Platformę dokumentu EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru), będącego dowodem potwierdzającym fakt i czas dostarczenia Zamawiającemu pliku za                     pośrednictwem Platformy.

9.7.            Do upływu terminu składania ofert, Wykonawca, za pośrednictwem Platformy, może wycofać złożoną ofertę, używając opcji ”Wycofaj ofertę” (karta Oferta/Załączniki).                Po wycofaniu oferty Wykonawca może usunąć załączone pliki, zaznaczając pozycje do usunięcia i klikając w przycisk ”Usuń zaznaczone”.

9.8.            Zaleca się nazwanie poszczególnych dokumentów w sposób umożliwiający ich identyfikację.

9.9.            Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy znajduje się na stronie internetowej https://e-ProPublico.pl/, przycisk ”Instrukcja Wykonawcy”.

9.10.   Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

 

10.  SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT ORAZ TERMIN OTWARCIA OFERT ELEKTRONICZNYCH

10.1.   Ofertę, wraz z załącznikami, należy złożyć za pośrednictwem Platformy w terminie do dnia 14.04.2022r. do godz. 10:00.

10.2.   Otwarcie ofert nastąpi w dniu: 14.04.2022r. o godz. 10:15, za pośrednictwem Platformy, na karcie ”Oferta/Załączniki”, poprzez ich odszyfrowanie, które jest jednoznaczne z ich upublicznieniem.

10.3.   W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert                       w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

10.4.   Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

10.5.   Niezwłocznie po otwarciu ofert, Zamawiający zamieści na stronie internetowej                   prowadzonego postępowania informacje o:

1)      nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej bądź miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2)      cenach zawartych w ofertach.

10.6.        Informacja z otwarcia ofert opublikowana zostanie na stronie internetowej Zamawiającego oraz na Platformie w zakładce Dokumenty zamówienia.

 

 

 

 

 

11.  MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT W FORMIE                            PISEMNEJ

11.1. Ofertę w formie pisemnej należy dostarczyć na adres Zamawiającego:

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z., ul. Panewnicka 65;                         40-760 Katowice – Sekretariat do dnia 14.04.2022r. do godz. 10:00.

11.2. W przypadku dostarczenia oferty za pośrednictwem urzędów pocztowych lub poczty   kurierskiej, jako termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu ofert do Zamawiającego, a nie dzień nadania w urzędzie pocztowym.

11.3. Oferent może wprowadzić zmiany, poprawki i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian przed upływem terminu składania ofert.

11.4.   Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych wymagań, jak składana oferta tj. w kopercie opisanej zgodnie z pkt 7.6 Zaproszenia,                      z dodatkowym dopiskiem na kopercie: „ZMIANA”. Koperty oznaczone dopiskiem „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Oferenta, który wprowadził zmiany                i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian zostaną dołączone do oferty.

11.5.   Oferent ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia. Oferty wycofane nie będą otwierane                          i odczytywane.

11.6. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Oferentowi bez otwierania.

11.7. Oferty zostaną otwarte w dniu 14.04.2022r. o godz. 10:15.

11.8. Miejsce otwarcia ofert:

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z.

ul. Panewnicka 65; 40-760 Katowice, IV piętro – pokój 404.

11.9.   Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu składania i otwarcia ofert. Informacja o zmianie zostanie przekazana Oferentom poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej http://ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz https://e-ProPublico.pl/.

 

12.      UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPROSZENIA

12.1.    Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści  niniejszego Zaproszenia. Wniosek można przesłać za pośrednictwem Platformy na karcie ”Zapytania/Wyjaśnienia”. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie       później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - pod warunkiem, że                wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert tj. do dnia: 2022-04-12.

12.2.   Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 12.1., lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

12.3.   Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 12.1.

12.4.   Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy na karcie ”Zapytania/Wyjaśnienia”, bez ujawniania źródła zapytania,                a jeżeli Zaproszenie  jest udostępniony na stronie internetowej, zamieści na tej stronie.

12.5.   W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia. Dokonaną zmianę treści Zaproszenia Zamawiający udostępni na stronie internetowej.

12.6. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

a)      w zakresie formalnym:

Mariola Sędłak - Dział Zamówień Publicznych - Sekcja Zaopatrzenia                                                    tel.: (32) 605-35-21, e-mail: zaopatrzenie@kolejowy.katowice.pl

 

b)      w zakresie merytorycznym:

Magdalena Baran – Kierownik Działu Statystyki i Działu Dokumentacji Medycznej tel.: (32) 605-35-19, e-mail: statystyka@kolejowy.katowice.pl

 

13.      TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

 

13.1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni (licząc od upływu terminu składania ofert).

 

14.      OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

14.1.   W ofercie Wykonawca zobowiązany jest podać cenę za wykonanie całego przedmiotu zamówienia w złotych polskich (PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

14.2.   Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich    z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

14.3. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walucie obcej.

14.4. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest:

1)      poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania                    u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2)      wskazać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3)      wskazać wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

4)      wskazać stawkę podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

 

15.      OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT

15.1.   Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie niżej podane kryteria:

 

 

Nazwa kryterium - waga [%]

1 -  Cena – 60 %

2 -  Posiadanie Certyfikatu ISO 27001 - 40 %

 

Punkty przyznawane za podane kryteria będą liczone według następujących wzorów:

 

I. Cena

 

Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą:

 

 ofertowa wartość minimalna

Wartość punktowa oferty = ---------------------------------------------- x  60 pkt.

ofertowa wartość badanej oferty

 

gdzie 1% = 1 pkt

 

II. Posiadanie Certyfikatu ISO 27001

 

Przy ocenie ofert w kryterium „Posiadanie Certyfikatu ISO 27001” zostanie zastosowana następująca punktacja:

 

Posiadanie Certyfikatu

 

Liczba przyznanych punktów

 

TAK

40,00

NIE

0,00

 

 

W celu potwierdzenia kryterium należy złożyć:

 

1)   Oświadczenie – Formularz oferty (Załącznik nr 1 do Zaproszenia),

2)    Dokument potwierdzający posiadanie Certyfikatu ISO 27001.

 

15.2.    Za najkorzystniejszą zostanie uznana niepodlegająca odrzuceniu oferta, która uzyska              najwyższą wartość punktową, wynikającą z sumy składników: „cena” oraz „posiadanie Certyfikatu ISO 27001”.

15.3.    Po dokonaniu oceny punkty przyznane przez każdego z członków Komisji przetargowej zostaną zsumowane dla każdego z kryteriów oddzielnie. Suma punktów uzyskanych za wszystkie kryteria oceny stanowić będzie końcową ocenę danej oferty.

15.4. Zamawiający poprawi w ofercie:

a)      oczywiste omyłki pisarskie,

b)      oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c)      inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

  - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

15.5.   Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie                   Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez                         Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferenci składając oferty dodatkowe, nie mogą                  zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

15.6.   Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, jeżeli wartość                   najkorzystniejszej cenowo oferty przekroczy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że  Zamawiający będzie mógł zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty.

 

16.      BADANIE I OCENA OFERT

16.1.   Postępowanie może zostać rozstrzygnięte, chociażby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w Zaproszeniu.

16.2.   W przypadku złożenia ofert w formie pisemnej badanie i ocena ofert odbywa się                         w obecności Oferentów i obejmuje:

a)    zapoznanie przybyłych na otwarcie ofert Oferentów z przedmiotem zamówienia oraz składem Komisji;

b)   sprawdzenie terminowości złożonych ofert;

c) okazanie obecnym stanu zabezpieczenia (zamknięcia) ofert;

c)     otwieranie kolejnych ofert wraz z podaniem do wiadomości obecnych danych Oferentów;

d)   przyjęcie uwag zgłoszonych przez Oferentów do protokołu otwarcia ofert.

16.3. Prace Komisji obejmują również:

a) ocenę złożonych ofert w zakresie formalnym;

b) ocenę ofert w kontekście przyjętych kryteriów oceny ofert;

c) propozycje odrzucenia ofert, które nie spełniają warunków określonych                                   w Zaproszeniu;

d) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek z ofert.

16.4. Z przeprowadzenia czynności Komisja sporządza protokół, który przedkłada Dyrektorowi do  zatwierdzenia.

 

17.      UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

17.1.   Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zaproszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane w niej kryteria oceny ofert.

17.2.   Informacja o wynikach postępowania albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru          zostanie przekazana Oferentom poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej http://ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz  https://e-ProPublico.pl/.

17.3.   Oferenci, którzy złożą oferty w postępowaniu, o wynikach zostaną zawiadomieni niezwłocznie na adres e-mail wskazany w ofercie.

17.4.        Oferent, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie poinformowany o terminie                       i miejscu zawarcia umowy.

17.5.        Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert lub zamknąć postępowanie bez dokonania wyboru oferty.

 

18.      POSTANOWIENIA KOŃCOWE

18.1.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapisów Zaproszenia, w tym                            w szczególności w zakresie: wymaganych dokumentów, terminów składania i otwarcia ofert.

18.2.   Jeżeli wprowadzona zmiana w ocenie Zamawiającego będzie miała istotny wpływ na przygotowanie oferty, to Zamawiający przedłuży termin składania i otwarcia ofert.

18.3.   Zamawiający zastrzega, że warunki Zaproszenia mogą zostać zmienione lub odwołane na każdym etapie postępowania, bez podania przyczyny.

18.4.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru którejkolwiek oferty, bez podania przyczyny.

18.5.   W zakresie nienormowanym postanowieniami Zaproszenia zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy ustawy                      z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2020r. poz. 1740 z późn. zm.).

18.6.   Ewentualne spory powstałe na tle wykonywania zobowiązań wynikających z treści  Zaproszenia, jeżeli nie dojdzie do ugody lub porozumienia stron, rozstrzygane będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Zamawiającego.

18.7. Każdy z Oferentów jest związany treścią niniejszego Zaproszenia.

18.8.   Zaproszenie obowiązuje od dnia zatwierdzenia przez Dyrektora Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.

 

 

 

 

19.      OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

19.1.   Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)  (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) dalej „RODO” informuję, że:

1)   Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Okręgowy Szpital Kolejowy  w Katowicach – s.p.z.o.z., ul. Panewnicka 65, 40-760 Katowice;

2)   Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się  kontaktować pod adresem e-mail: sekretariat@kolejowy.katowice.pl;

3)   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4)   Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp;

5)   Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6)  Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana                dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp,                  związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7)   W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8)  Posiada Pani/Pan:

a)    na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana                     dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania,                    w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia                  publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

 b)  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych  (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

 

 

c)  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)  Nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

 10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne   z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych,                      ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 

20. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPROSZENIA

 

Nr

Nazwa dokumentu / wzoru

1

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

2

Załącznik nr 2 - Formularz cenowy

3

Załącznik nr 3 - Oświadczenie Oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia

4

Załącznik nr 4 - Oświadczenie dotyczące udziału w realizacji zamówienia podwykonawców

5

Załącznik nr 5 - Projekt umowy

6

Załącznik nr 6 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

7

Załącznik nr 7 – Wykaz usług