Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

Panewnicka 65

40-760 Katowice

Znak sprawy: AZP/07/Z/2023 Katowice, 2023-04-17

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

zwane dalej (Zaproszeniem)

ZAMAWIAJĄCY:

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

Panewnicka 65

40-760 Katowice

zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w procedurze Zapytania Ofertowego pn.:

„Świadczenie usług przejęcia, przechowywania i udostępniania oraz niszczenia dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.”

nr postępowania: AZP/07/Z/2023

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022r. poz. 1710 z późn. zm.), zwanej dalej ”ustawą Pzp”. Wartość zamówienia jest mniejsza niż 130 000 złotych netto.

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy on-line działającej pod adresem https://e-ProPublico.pl/ (dalej jako: ”Platforma”).

Zaproszenie opracowali:

w zakresie merytorycznym:

Magdalena Baran

w zakresie formalno-prawnym:

Roksana Ulbrich Zatwierdzono w dniu:

2023-04-17

Dyrektor

Adam Trzebinczyk

1. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

Panewnicka 65, 40-760 Katowice

tel.: 32 605-35-00

NIP: 634-23-05-444, REGON: 276267686

Sąd Rejonowy w Katowicach – KRS 0000102533

Adres poczty elektronicznej: zamowienia_publiczne@kolejowy.katowice.pl

Strona internetowa Zamawiającego: www.kolejowy.katowice.pl

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania oraz strony, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści Zaproszenia oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem: https://e-ProPublico.pl.

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

2.1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2022r. poz. 1710 z późn. zm.),, zwanej dalej ”ustawą Pzp”.

2.2. Wartość szacunkowa zamówienia jest mniejsza niż 130 000 złotych netto.

2.3. Podstawa prawna:

· Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2022r. poz. 1360 z późn. zm.)

· Regulamin udzielania zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawa zamówień publicznych w Okręgowym Szpitalu Kolejowym w Katowicach – s.p.z.o.z. o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 130 000 zł netto z dnia 01.02.2021r.

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia świadczonych usług poprzez:

a) przejęcie i przechowywanie dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej,

b) bieżącą archiwizację nowych dokumentów z przeznaczeniem do przechowywania i obsługi,

c) brakowanie zarejestrowanej dokumentacji po upływie terminu jej przechowywania na wniosek Zamawiającego,

d) niszczenie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął, wskazanej podczas przekazania zasobu wraz z przygotowaniem spisów,

e) obsługę przechowywanej dokumentacji, zgodnie z Formularzem cenowym – Załącznik nr 2 w ramach dodatkowych usług.

3.2. Usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia świadczone będą w stosunku do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B.

3.3. Czynności związane z przechowywaniem dokumentów:

a) przygotowanie, załadunek i transport dokumentów do wskazanego Miejsca Przechowywania (protokół zdawczo-odbiorczy na poziomie pudła archiwizacyjnego Oferenta) /w momencie zakończenia obowiązywania umowy/,

b) przyjęcie dokumentacji archiwalnej i bieżącej oraz rejestracja zasobu w systemie informatycznym na poziomie segregatora zawierającego historię choroby lub dokumentację administracyjną (np. pola metryki: data (rok) + zakres (numeryczny lub alfabetyczny)),

c) umieszczenie dokumentacji w pudłach archiwizacyjnych dostarczonych przez Oferenta,

d) dostawa żądanej dokumentacji do siedziby Zamawiającego tj. Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z., ul. Panewnicka 65, 40-760 Katowice, IV piętro – Sekretariat, zgodnie z wydanym zleceniem oraz dodatkowymi usługami wskazanymi w Formularzu cenowym.

3.4. Wykonawca zapewni przez okres obowiązywania umowy tj. 12 miesięcy dostęp do systemu (licencję) dla jednego użytkownika.

3.5. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia dokumentacji przed wysłaniem jej w formie elektronicznej oraz przekazanie Zamawiającemu kodu dostępu do zamówionej dokumentacji.

3.6. Oferent zobowiązany jest do rejestracji zasobu w systemie informatycznym w terminie 14 dni od daty otrzymania przedmiotowej dokumentacji z obecnego Miejsca Przechowywania

3.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określono w Formularzu cenowym, który stanowi integralny Załącznik nr 2 do Zaproszenia.

3.8. Opis przedmiotu zamówienia według nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

79995100-6 – Usługi archiwizacyjne.

3.9. Zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części i tym samym nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.

Powody niedokonania podziału zamówienia na części:

Podział zamówienia byłby „sztucznym” zabiegiem generującym zagrożenia takie jak: nadmierne koszty wykonania zamówienia (brak osiągnięcia tzw. efektu skali), nadmierne trudności techniczne i organizacyjne (konieczność działań różnych Wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia) mogące poważnie zagrozić prawidłowej realizacji zamówienia.

Brak podziału nie wpływa negatywnie na konkurencyjność wśród Wykonawców działających na rynku w tym sektorze.

4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

4.1. Umowa w sprawie realizacji zamówienia zostanie zawarta na czas oznaczony.

4.2. Zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy.

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

5.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełnią następujące warunki:

a) Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności określonej w przedmiocie prowadzonego postępowania.

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do Zaproszenia.

b) Posiadają wiedzę i doświadczenie w realizacji zamówień o podobnym charakterze.

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), należycie wykonał lub wykonuje co najmniej 1 usługę na kwotę nie mniejszą niż 30.000,00 zł brutto, odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego postępowania,

z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały one wykonane należycie - Załącznik nr 4 do Zaproszenia.

Pod pojęciem wykonana usługa należy rozumieć zamówienie polegające na wykonaniu usługi o wartości nie mniejszej niż wartość wymagana, zrealizowane (wykonane), tj. zakończone przez Wykonawcę.

Pod pojęciem wykonywana usługa należy rozumieć zamówienie polegające na wykonywaniu usługi, którego pewna część o wartości nie mniejszej niż wartość wymagana, została już zrealizowana (wykonana) przez Wykonawcę.

Podając wartość usługi Wykonawca w przypadku usługi wykonanej w całości wpisuje kwotę brutto za całość zrealizowanego zamówienia, natomiast w przypadku usługi będącej w trakcie realizacji (nadal wykonywanej) Wykonawca wpisuje kwotę brutto za zrealizowaną część zamówienia.

c) Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do Zaproszenia.

d) Nie wyrządzili szkody, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie.

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do Zaproszenia.

6. WARUNKI WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

6.1. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022r. poz. 835), z przedmiotowego postępowaniu wyklucza się:

a) Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 z dnia 18 maja 2006r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy i rozporządzeniu 269/2014 z dnia 17 marca 2014r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

b) Wykonawcę którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

c) Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 stawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY

7.1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim.

7.2. Treść oferty musi odpowiadać treści Zaproszenia.

7.3. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami.

7.4. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona w języku polskim i złożona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, za pośrednictwem Platformy oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

7.5. Ofertę należy składać w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-ProPublico (dalej jako: „Platforma”) pod adresem https://e-ProPublico.pl.

7.6. Ofertę sporządza się poprzez przygotowanie i uzupełnienie formularzy oraz załączenie dokumentów tj.:

1) Formularz oferty - Załącznik nr 1 do Zaproszenia;

2) Formularz cenowy - Załącznik nr 2 do Zaproszenia;

3) Oświadczenie Oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia - Załącznik nr 3 do Zaproszenia;

4) Wykaz usług wraz dokumentami potwierdzającymi wykonanie usług – Załącznik nr 4 do Zaproszenia;

5) Oświadczenie dotyczące udziału w realizacji zamówienia podwykonawców - Załącznik nr 5 do Zaproszenia;

6) Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

7) Umowa Konsorcjum (kopia) - w przypadku złożenia oferty wspólnej;

8) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;

9) Kopia opłaconej polisy.

7.7. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do uzupełnienia w wyznaczonym terminie, brakujących dokumentów.

7.8. Opis sposobu przygotowania oferty składanej w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy:

a) Wykonawca, chcąc przystąpić do udziału w postępowaniu, loguje się na Platformie, w menu ”Ogłoszenia” wyszukuje niniejsze postępowanie, otwiera je klikając w jego temat, a następnie korzysta z funkcji ”Zgłoś udział w postępowaniu” na karcie „Informacje ogólne”;

b) w przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta na Platformie, należy skorzystać z funkcji ”Zarejestruj”. Po wypełnieniu Formularza rejestracyjnego Wykonawca otrzyma wiadomość e-mail na zdefiniowany adres poczty elektronicznej, z opcją aktywacji konta. Aktywacja konta jest konieczna do zakończenia procesu rejestracji i umożliwia zalogowanie się na Platformie;

c) oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, powinna być podpisana ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez osobę (osoby) uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumentach rejestrowych, a następnie przesłana Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy, poprzez dodanie dokumentów na karcie ”Oferta/Załączniki”, za pomocą opcji ”Załącz plik” i użycie przycisku ”Załącz”;

d) jeżeli umocowanie dla osób podpisujących ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca do oferty powinien dołączyć dokument pełnomocnictwa udzielonego przez osoby uprawnione i obejmujące swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym albo w elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

e) wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca chce zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać przesłane za pośrednictwem Platformy, w osobnym pliku, na karcie ”Oferta/Załączniki”, w tabeli ”Część oferty stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa”, za pomocą opcji ”Załącz plik” i użycie przycisku ”Załącz”;

f) potwierdzeniem prawidłowo załączonego pliku jest automatyczne wygenerowanie przez Platformę komunikatu systemowego o treści ”Plik został poprawnie przesłany na Platformę”;

g) ostateczne złożenie oferty wraz z załącznikami Wykonawca musi potwierdzić klikając w przycisk ”Złóż ofertę”;

h) złożenie oferty zostanie potwierdzone komunikatem systemowym z podaniem terminu jej złożenia oraz aktywowana zostanie dla Wykonawcy możliwość pobrania, w stosunku do każdego z przesłanych plików, automatycznie wystawionego przez Platformę dokumentu EPO (Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru), będącego dowodem potwierdzającym fakt i czas dostarczenia Zamawiającemu pliku za pośrednictwem Platformy.

7.9. Do upływu terminu składania ofert, Wykonawca, za pośrednictwem Platformy, może wycofać złożoną ofertę, używając opcji ”Wycofaj ofertę” (karta Oferta/Załączniki). Po wycofaniu oferty Wykonawca może usunąć załączone pliki, zaznaczając pozycje do usunięcia i klikając w przycisk ”Usuń zaznaczone”.

7.10. Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy znajduje się na stronie internetowej https://e-ProPublico.pl/, przycisk ”Instrukcja Wykonawcy”.

7.11. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7.12. Zamawiający może wezwać w wyznaczonym przez siebie terminie Oferenta (-ów) do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty.

7.13. Zamawiający zastrzega, że warunki postępowania mogą zostać zmienione lub odwołane. O wprowadzonych zmianach Oferenci zostaną poinformowani na stronie internetowej: http://www.ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz https://e-ProPublico.pl.

8. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI

8.1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.

8.2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

8.3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: „Świadczenie usług przejęcia, przechowywania i udostępniania oraz niszczenia dokumentacji medycznej, kadrowo-płacowej, księgowej i przetargowej Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.” – znak sprawy: AZP/07/Z/2023.

8.4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.

8.5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.

8.6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

8.7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:

a) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. 2021r. poz. 2070 z późn. zm.);

b) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. 2021r. poz. 816 z późn. zm.).

8.8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;

b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;

c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).

8.9. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:

a) stały dostęp do sieci Internet;

b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),

c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,

d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),

e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.

8.10. Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych:

1) pliki w formatach określonych w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie: .pdf, .doc, .docx., .xls, .xlsx;

2) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip lub .7Z;

3) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 80 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.

8.11. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:

a) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;

b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie ”Data przesłania”;

c) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

8.12. W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta ”Wiadomości”). Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

8.13. Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

8.14. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

8.15. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

w zakresie formalnym:

Roksana Ulbrich - Dział Zamówień Publicznych tel.: (32) 605-35-22, adres e-mail: zamowienia_publiczne@kolejowy.katowice.pl

w zakresie merytorycznym:

Magdalena Baran – Dział Statystyki, tel.: (32) 605-35-19.

adres e-mail: statystyka@kolejowy.katowice.pl

9. SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT ORAZ TERMIN OTWARCIA OFERT

9.1. Ofertę, wraz z załącznikami, należy złożyć za pośrednictwem Platformy w terminie do dnia 25.04.2023r. do godz. 10:00.

9.2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu: 25.04.2023r. o godz. 10:15, za pośrednictwem Platformy, na karcie ”Oferta/Załączniki”, poprzez ich odszyfrowanie, które jest jednoznaczne z ich upublicznieniem.

9.3. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

9.4. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

9.5. Niezwłocznie po otwarciu ofert, Zamawiający zamieści na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej bądź miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach zawartych w ofertach.

9.6. Informacja z otwarcia ofert opublikowana zostanie na stronie internetowej Zamawiającego oraz na Platformie w zakładce Dokumenty zamówienia.

10. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPROSZENIA

10.1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści niniejszego Zaproszenia. Wniosek można przesłać za pośrednictwem Platformy na karcie ”Zapytania/Wyjaśnienia”. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

10.2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 11.1 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

10.3. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 11.1.

10.4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy na karcie ”Zapytania/Wyjaśnienia”, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli Zaproszenie jest udostępniony na stronie internetowej, zamieści na tej stronie.

10.5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia. Dokonaną zmianę treści Zaproszenia Zamawiający udostępni na stronie internetowej.

11. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

11.1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni (licząc od upływu terminu składania ofert).

12. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

12.1. Cenę należy obliczyć, zgodnie z Formularzem cenowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zaproszenia.

12.2. W ofercie Wykonawca zobowiązany jest podać cenę za wykonanie całego przedmiotu zamówienia w złotych polskich (PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

12.3. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walucie obcej.

12.4. W cenie ofertowej brutto należy uwzględnić wszystkie wymagania określone w niniejszym Zaproszeniu oraz wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, a także wszystkie potencjalne ryzyka ekonomiczne, jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia.

12.5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

12.6. Wykonawca zobowiązany jest zastosować stawkę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług.

12.7. Jeżeli złożona zostanie oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający doliczy do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

12.8. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest:

1) poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2) wskazać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3) wskazać wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

4) wskazać stawkę podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

13. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT

13.1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie niżej podane kryteria:

Nazwa kryterium - waga [%]

1 - Cena – 60%

2 – Certyfikat ISO 27001 – 40%

13.2. Punkty przyznawane za podane kryteria będą liczone według następujących wzorów:

I. Cena

Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą:

ofertowa wartość minimalna

Wartość punktowa oferty = ---------------------------------------------- x 60%

ofertowa wartość badanej oferty

gdzie 1% = 1 pkt

II. Posiadanie Certyfikatu ISO 27001

Ocena zostanie przeprowadzona w oparciu o Oświadczenie Wykonawcy złożone w Formularzu oferty (pkt.2 – Załącznik nr 1 do Zaproszenia) oraz załączony do oferty Certyfikat ISO 27001.

Przy ocenie ofert w kryterium „Posiadanie Certyfikatu ISO 27001” zostanie zastosowana następująca punktacja:

Posiadanie Certyfikatu	Liczba przyznanych punktów
TAK	40,00
NIE	0,00

13.3. Po dokonaniu oceny punkty przyznane przez członków Komisji przetargowej zostaną zsumowane dla każdego z kryteriów oddzielnie. Suma punktów uzyskanych za wszystkie kryteria oceny stanowić będzie końcową ocenę danej oferty.

13.4. Zamawiający poprawi w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie,

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

- niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

13.5. Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferenci składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

13.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, jeżeli wartość najkorzystniejszej cenowo oferty przekroczy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że  Zamawiający będzie mógł zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty.

14. BADANIE I OCENA OFERT

14.1. Postępowanie może zostać rozstrzygnięte, chociażby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w Zaproszeniu.

14.2. Prace Komisji obejmują:

a) ocenę złożonych ofert w zakresie formalnym;

b) ocenę ofert w kontekście przyjętych kryteriów oceny ofert;

c) propozycje odrzucenia ofert, które nie spełniają warunków określonych w Zaproszeniu;

d) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek z ofert.

14.3. Z przeprowadzenia czynności Komisja sporządza protokół, który przedkłada Dyrektorowi do zatwierdzenia.

15. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

15.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zaproszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane w niej kryteria oceny ofert.

15.2. Informacja o wynikach postępowania albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru zostanie przekazana Oferentom poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej http://ogloszenia.propublico.pl/osk_katowice oraz https://e-ProPublico.pl/.

15.3. Oferenci, którzy złożą oferty w postępowaniu, o wynikach zostaną zawiadomieni niezwłocznie na adres e-mail wskazany w ofercie.

15.4. Oferent, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie poinformowany o terminie i miejscu zawarcia umowy.

15.5. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert lub zamknąć postępowanie bez dokonania wyboru oferty.

16. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

16.1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapisów Zaproszenia, w tym w szczególności w zakresie: wymaganych dokumentów, terminów składania i otwarcia ofert.

16.2. Jeżeli wprowadzona zmiana w ocenie Zamawiającego będzie miała istotny wpływ na przygotowanie oferty, to Zamawiający przedłuży termin składania i otwarcia ofert.

16.3. Zamawiający zastrzega, że warunki Zaproszenia mogą zostać zmienione lub odwołane na każdym etapie postępowania, bez podania przyczyny.

16.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru którejkolwiek oferty, bez podania przyczyny.

16.5. W zakresie nienormowanym postanowieniami Zaproszenia zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2022r. poz. 1360 z późn. zm.).

16.6. Ewentualne spory powstałe na tle wykonywania zobowiązań wynikających z treści Zaproszenia, jeżeli nie dojdzie do ugody lub porozumienia stron, rozstrzygane będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Zamawiającego.

16.7. Każdy z Oferentów jest związany treścią niniejszego Zaproszenia.

16.8. Zaproszenie obowiązuje od dnia zatwierdzenia przez Dyrektora Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.

17. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

17.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) dalej „RODO” informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z., ul. Panewnicka 65, 40-760 Katowice;

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych – Maciej Zaremba, z którym można się kontaktować pod nr tel. 505 981 042, adresem e-mail: iod@kolejowy.katowice.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) Nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

18. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPROSZENIA

Nr	Nazwa dokumentu / wzoru
1	Załącznik nr 1 - Formularz oferty
2	Załącznik nr 2 - Formularz cenowy
3	Załącznik nr 3 - Oświadczenie Oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia
4	Załącznik nr 4 – Wykaz usług
5	Załącznik nr 5 – Oświadczenie dotyczące udziału w realizacji zamówienia podwykonawców
6	Załącznik nr 6 - Projekt umowy
7	Załącznik nr 7 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych